Ter uma rotina organizada, inclusive com espaços para imprevistos, é essencial para que o líder comercial dê conta de todas as muitas tarefas que precisa realizar.
Para trabalhar de maneira mais produtiva, o líder comercial precisa fazer uma boa gestão de agenda. Planejamento, execução e flexibilidade são as palavras-chave.
Ainda assim, fazer uma boa gestão de agenda ainda está distante da realidade de muitos gestores de vendas. Por isso, neste artigo, trazemos algumas dicas para os líderes que querem começar a organizar suas rotinas.
Este post é baseado no quarto episódio do podcast Linha de Frente, no qual conversamos com Camely Rebelo, diretora comercial na Omie e fundadora da Escola Exchange. Se preferir, ouça o episódio abaixo:
Como fazer a gestão de agenda do líder comercial?
Separe tempo para ações estratégicas, táticas e operacionais
O líder deve ter em mente qual é a espinha dorsal da sua atividade. Assim, consegue focar mais na parte estratégica, tática ou operacional, de acordo com o que o seu cargo exige.
Um coordenador que tem uma equipe de 4 ou 5 pessoas, por exemplo, olhará mais para ações táticas e operacionais. O diretor comercial, por sua vez, precisa separar muito mais tempo na agenda para temas estratégicos do que táticos, além de deixar de lado o operacional.
Estabeleça uma ordem de prioridade
Para ter uma preocupação a menos, o líder comercial pode deixar pré-definidas aquelas atividades que são recorrentes. Depois, pode fazer uma lista das tarefas que precisam ser realizadas na semana, no domingo à noite ou na segunda, por exemplo, e organizá-la de acordo com uma ordem de prioridade.
Há algumas metodologias para garantir que as atividades previstas na agenda sejam, de fato, realizadas. Uma delas é a Matriz de Eisenhower, que ajuda a priorizar o que é mais importante e urgente, dando pesos a cada tarefa.
- Importante e urgente: são aquelas tarefas que não dá para adiar, o melhor é resolvê-las agora;
- Importante, mas não urgente: é preciso planejar essas ações. Um exemplo é o planejamento estratégico de vendas. Pode não ser urgente no momento, mas é muito importante. Se o líder deixá-lo para depois, vai acabar se tornando importante e urgente, então o melhor é não procrastinar;
- Urgente, mas não importante: são tarefas que podem ser delegadas;
- Nem urgente, nem importante: essas atividades o líder pode eliminar sem pensar duas vezes. Aqui estão incluídas mensagens de WhatsApp sem importância.
Além disso, é importante deixar alguns intervalos entre uma tarefa e outra, porque vão surgir atividades importantes e urgentes que será preciso resolver. De forma resumida: planeje, execute e deixe espaço para imprevistos.
Delegue tarefas
Se a sua agenda está ótima, com rotina e priorização, é possível ir além e dar o próximo passo. Isso significa, para o líder comercial, ser mais produtivo.
Para isso, procure por possibilidades de delegação em conversas com os liderados. Não se trata só de ganhar tempo, mas também de encontrar oportunidades para desenvolver a equipe.
Quanto mais o líder delega, mais tempo ele direciona para a estratégia, que é o que de fato gera impacto na operação.
Reserve espaço para imprevistos
Em um momento de crise, o líder não pode seguir com a sua agenda normalmente. É preciso se adaptar. A agenda precisa, sim, ser planejada no início da semana. Mas também deve ser reajustada diariamente para se adequar às mudanças.
Em um momento de pandemia como o que vivemos, por exemplo, mudanças desse tipo têm sido cotidianas na área de vendas. Por isso, o mais importante não é estar preparado para todas as crises, mas ter essa mentalidade de planejamento e execução. Quando se cria esse hábito, no momento que as crises chegam, o líder já tem mais destreza para adaptar a agenda.
Alinhe expectativas com os liderados
Fazer uma boa gestão de agenda também requer alinhar expectativas com os liderados sobre qual a melhor maneira de entrar em contato com o líder. Isso porque as interrupções podem prejudicar a realização das tarefas previstas. Como você se comunica melhor? Quais canais prefere?
O líder pode, por exemplo, alinhar com a equipe: se for importante e não urgente, como pedir uma opinião, enviar por Slack. Se for urgente, por exemplo, negociações, o melhor é ligar. E assim por diante.
Invista no próprio desenvolvimento
O líder de vendas precisa desenvolver a equipe. Mas, para inspirar o time, ele também precisa se desenvolver.
Uma maneira de fazer isso é incluindo na sua agenda também uma rotina de autodesenvolvimento. Não precisa ser necessariamente algo de educação formal, como uma pós-graduação. Formações mais rápidas e focadas nas necessidades da área comercial podem, inclusive, ser mais proveitosas para esses profissionais.
Alguns exemplos são livros, cursos de curta duração, treinamentos de um fim de semana e imersões.
Dicas de materiais que podem ajudar o líder na gestão de agenda
Para líderes que querem se desenvolver ainda mais na gestão de agenda, duas dicas:
- Livro Scrum: a arte de fazer o dobro do trabalho na metade do tempo, escrito por Jeff Sutherland, um dos criadores da metodologia Scrum;
- Cursos de gestão de projeto e de gestão de tempo de curta duração, online, como os da Udemy, também podem oferecer alguns insights para o dia a dia do líder.
